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Votre extrait est refusé : les six motifs, et la réponse à chacun
Le document est authentique et il est refusé quand même. Six causes couvrent la quasi-totalité des cas, et pour chacune la réponse est différente.
Le refus d’un extrait est presque toujours un malentendu sur la nature du document, et rarement un doute sur son authenticité. Six causes, et leur traitement.
1. « Ce n’est pas un Kbis »
Vous avez fourni l’extrait gratuit du registre national, et le demandeur attendait un extrait certifié par un greffe. Le refus est fondé.
La réponse : si c’est votre société, activez l’identité numérique des greffes et téléchargez l’extrait certifié gratuitement. Si l’urgence ne le permet pas, passez par le canal officiel payant, pour quelques euros.
2. « Il est trop ancien »
L’exigence de trois mois, ou d’un mois selon les dossiers. Le refus est fondé, et il porte sur une vraie question : le demandeur vérifie qui a le pouvoir de signer, aujourd’hui.
La réponse : retéléchargez. Si l’accès gratuit est en place, cela prend dix secondes, et c’est l’argument central en faveur de l’activation de l’identité numérique.
3. « Ce n’est pas le bon établissement »
Vous avez fourni l’extrait du siège et le demandeur veut celui de l’établissement avec lequel il traite, ou l’inverse.
La réponse : demandez-lui de préciser, par écrit, quel établissement il veut, avec son numéro à quatorze chiffres si possible. Cette précision évite un second aller-retour.
4. « L’information n’y figure pas »
Le demandeur cherche une mention que l’extrait ne porte pas : un chiffre d’affaires, un effectif précis, une qualification professionnelle, la liste des associés.
La réponse : dire quel document la porte. Les comptes déposés pour le financier, une attestation d’organisme pour une qualification, les statuts pour la répartition du capital. Le refus est ici une erreur du demandeur, et la réponse utile est de l’orienter, pas de renvoyer le même extrait.
5. « Le nom ne correspond pas »
Le nom du dirigeant sur l’extrait diffère de celui sur la pièce d’identité, ou la dénomination diffère du nom commercial utilisé.
La réponse : ce sont deux problèmes distincts. Une différence sur le nom du dirigeant est une erreur d’inscription à corriger par une formalité de modification. Une différence entre dénomination et nom commercial est normale, et il suffit de l’expliquer : le nom commercial n’a pas à figurer au registre.
6. « Le document a été modifié »
La vérification de la signature électronique échoue. Deux causes très différentes : le fichier a réellement été altéré, ou vous avez transmis une impression, un scan, une capture d’écran, qui perdent la signature.
La réponse : transmettre le fichier tel qu’il a été téléchargé, sans le réenregistrer, sans l’imprimer, sans le passer par un outil de compression. C’est de très loin la cause la plus fréquente de ce refus.
La règle de méthode qui évite cinq de ces six cas
Demander au demandeur, par écrit, avant de produire quoi que ce soit : quel document exactement, pour quel établissement, et de quelle ancienneté maximale.
Une question de trois lignes économise une semaine d’allers-retours, et elle révèle souvent que le demandeur n’a pas d’exigence arrêtée.
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Les chiffres cités sont ceux de l'observatoire de ce site : la méthode dit comment ils sont calculés. Pour une démarche, les liens de ce journal mènent aux sites officiels et à eux seuls : voir la page des canaux.