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La première année : le calendrier des obligations qu'on découvre
Rien n'est envoyé pour prévenir, et les échéances tombent quand même. Le calendrier des douze premiers mois, et les trois rendez-vous que personne n'anticipe.
L’immatriculation est la fin du parcours administratif dans l’esprit du créateur, et le début dans la réalité. Voici ce qui arrive, dans l’ordre, et ce qui surprend.
Le premier mois
Les sollicitations commerciales. Le registre est public : courriers imitant des factures, appels proposant des inscriptions, propositions de référencement. Elles arrivent avant les vrais courriers administratifs, ce qui trompe.
Le compte bancaire et les moyens de paiement. À finaliser si le dépôt de capital a été fait auprès d’un autre établissement que celui qui tiendra le compte.
Les assurances. Responsabilité civile professionnelle, et selon l’activité une assurance obligatoire. Beaucoup de créateurs y pensent après le premier client, ce qui est trop tard.
L’activation de l’identité numérique des greffes, pour l’accès gratuit à l’extrait. C’est le bon moment, parce que rien ne presse.
Les trois premiers mois
Le choix des options fiscales, quand il n’a pas été fait à la déclaration. Certaines options ont des délais courts et des effets durables.
La première déclaration sociale, selon le régime.
La mise en place de la comptabilité. Le vrai sujet n’est pas le logiciel, c’est l’habitude : classer les pièces au fur et à mesure, ou reconstituer un an plus tard.
Les six premiers mois
Les premiers appels de cotisations. Ils sont souvent calculés sur une base forfaitaire, faute de revenu connu, et ils surprennent par leur montant. La régularisation intervient plus tard, dans les deux sens.
La vérification du code d’activité attribué. À faire une fois, en comparant avec ce que vous avez déclaré, et en regardant la convention collective qui s’y attache. C’est le moment de corriger, pas dans trois ans.
La fin du premier exercice
Les comptes annuels, leur approbation et, selon la forme, leur dépôt.
La déclaration de résultats.
La régularisation des cotisations sociales, sur la base du revenu réel.
Les trois rendez-vous que personne n’anticipe
La régularisation de cotisations de la deuxième année. Elle porte sur le revenu réel de la première, et elle tombe alors que la trésorerie sert à financer la croissance. C’est la première cause de difficulté de trésorerie des jeunes entreprises, et elle est parfaitement prévisible.
La déclaration des bénéficiaires effectifs après une modification du capital. Rien ne la rappelle, et son omission est sanctionnée.
Le renouvellement des attestations fiscale et sociale, si vous répondez à des marchés. Elles périment, et leur absence est éliminatoire.
Le conseil de méthode
Mettez trois rappels dans un agenda, le jour de l’immatriculation : la fin du premier exercice, la date probable de régularisation des cotisations, et une revue annuelle des prélèvements récurrents du compte professionnel.
Trois rappels, et l’essentiel des mauvaises surprises de la première année devient un calendrier.
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